Eine telefonische Nachricht ist eine kurze, aber wichtige telefonische Nachricht. Daher informieren sie am häufigsten über das Abhalten von Besprechungen, Besprechungen und Besprechungen. Die telefonische Nachricht kann auch eine dringende Bestellung des Kopfes enthalten. Von Ihnen akzeptierte und von Ihnen gesendete telefonische Nachrichten gehen ein. Beide Typen haben ein ähnliches Design.
Bedienungsanleitung
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Geben Sie in der oberen linken Ecke des Blattes den vollständigen Namen Ihrer Organisation und gegebenenfalls den Namen der Struktureinheit ein, z. B. "Verwaltung der Stadt N." und das Amt für Bildung.
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Geben Sie in der oberen rechten Ecke den Empfänger der telefonischen Nachricht ein. Geben Sie die Position, den Nachnamen und die Initialen der Person an: "An den Schulleiter Nr. 37 Ivanov I.I." Wenn es mehrere Empfänger gibt, müssen Sie den Nachnamen nicht angeben: "An die Schulleiter der Stadt N." Fügen Sie der Telefonnachricht eine vollständige Liste der Institutionen bei, an die sie gesendet wurde.
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Platzieren Sie das Wort "Telefonnachricht" und seine Seriennummer zwei Zeilen darunter. Geben Sie für die ausgehende telefonische Nachricht unten das Datum ihrer Kompilierung an.
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Dann folgt der eigentliche Text der telefonischen Nachricht: „Am 22. Februar um 17.00 Uhr findet im Bildungsministerium ein Treffen zur Verbesserung der Aktivitäten der städtischen Schulen statt. Das Erscheinen der Schulleiter ist unbedingt erforderlich.“ Vermeiden Sie beim Vorbereiten des Textes einer telefonischen Nachricht Wörter und Sätze, die schwer zu hören und schwer auszusprechen sind. Denken Sie daran, dass die Nachricht informativ und kurz sein sollte - nicht mehr als 50 Wörter.
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Sprechen Sie bei der Übertragung einer telefonischen Nachricht die Wörter, insbesondere Adressen, Nachnamen, Vor- und Nachnamen von Personen, Straßennamen, Datum und Uhrzeit von Ereignissen, deutlich aus. Lesen Sie am Ende den Text erneut und stellen Sie sicher, dass Ihr Gesprächspartner alles richtig aufgeschrieben hat. Wenn Sie eine Nachricht über das Telefon erhalten, hören Sie genau zu. Wenn Sie Fragen haben, klären Sie diese sofort.
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Unter dem Haupttext befinden sich die Position, der Nachname und die Initialen des Leiters, der die telefonische Nachricht unterschrieben hat: "Leiter der Bildungsabteilung Petrov P. P." Ein ausgehendes Dokument muss auch eine persönliche Unterschrift haben.
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Geben Sie am Ende der Seite Informationen zu den Mitarbeitern an, die mit der telefonischen Nachricht gearbeitet haben. In der Regel werden die Position, der Nachname und die Initialen der Person, die die Nachricht gesendet hat, ihr Bürotelefon sowie Datum und Uhrzeit der Überweisung links angegeben. Auf der rechten Seite finden Sie Informationen zu der Person, die das Dokument akzeptiert hat: Position, Nachname und Initialen, Telefonnummer, Datum und Uhrzeit des Empfangs.
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Ausgehende telefonische Nachrichten werden in einer Kopie erstellt und in einem speziellen Ordner gespeichert. Es ist besser, die eingehende Nachricht in zwei Kopien zu haben: Sie geben die erste dem Kopf für die weitere Arbeit und die zweite - legen Sie sie zur Speicherung in einen Ordner.
Nützliche Ratschläge
Bereiten Sie telefonische Nachrichtenformulare auf dem Computer vor. Sie sind sehr bequem zu bedienen. Sie können Informationen manuell in die erforderlichen Diagramme eingeben, ohne die Daten zu überschreiben, die erneut wiederholt werden. Die Formulare sind für eingehende und ausgehende Telefonnachrichten identisch.
