Wenn Ihre Organisation für die Abhaltung einer wissenschaftlichen Konferenz verantwortlich ist oder ernannt wird, ist dies nicht nur eine ehrenvolle Funktion, sondern auch eine großartige organisatorische Arbeit, bei der alle kleinen Dinge berücksichtigt werden müssen.
Bedienungsanleitung
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Erstellen Sie ein Organisationskomitee für die Konferenz, dessen Zusammensetzung in der Reihenfolge festgelegt wird. Benennen Sie einen Vorsitzenden, der die Ausschussmitglieder leitet und koordiniert. Definieren Sie die Daten der Konferenz und die Dauer des Ausschusses. Geben Sie in der Reihenfolge an, wie die Vergütung der Mitarbeiter, die Mitglieder sind, gezahlt wird. Senden Sie eine Ankündigung über die Konferenz und geben Sie im Anhang die Anforderungen für Berichte, die Anzahl der Abstracts von Berichten und die Frist für deren Einreichung an.
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Entscheiden Sie sich für die Finanzierungsquellen. Dies kann eine gezielte Finanzierung aus dem Budget sein, die Sponsoring und Mittel der Konferenzteilnehmer selbst anzieht.
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Versenden Sie Einladungen an alle potenziellen Konferenzteilnehmer und das geplante Programm. Legen Sie die Anzahl der Teilnehmer und Referenten fest, die ihre wissenschaftlichen Entwicklungen und Forschungsergebnisse mit Kollegen teilen möchten. Fragen Sie die Teilnehmer, ob Sie Hotelreservierungen und Reservierungen vornehmen müssen.
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Vereinbaren Sie mit der Druckerei die Veröffentlichung von Abstracts als separate Broschüre und bestellen Sie gegebenenfalls ein Programm der Veranstaltung, das Sie an die Teilnehmer verteilen können, sowie Abzeichen mit Namen, Initialen und Namen der Organisation.
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Bestimmen Sie anhand der Teilnehmerzahl die Kapazität der Halle, die Sie benötigen, und mieten Sie einen speziellen Raum, der für Veranstaltungen dieser Art ausgestattet ist. Überlegen Sie, welche Geräte zusätzlich ausgerüstet werden müssen, prüfen Sie die Verfügbarkeit der erforderlichen Anzahl von Computersteckdosen, Projektionsleinwänden usw. Überlegen Sie sich die Arbeit eines Buffets, in dem die Teilnehmer an Besprechungen in den Pausen eine Tasse Kaffee trinken und etwas essen können.
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Denken Sie bei Bedarf über das Konferenzprogramm nach und teilen Sie es in Abschnitte auf. Überlegen Sie, wo es möglich sein wird, Sitzungen solcher Sektionen abzuhalten. Berücksichtigen Sie im Programm die Reden von Konferenzgästen, Organisatoren und Teilnehmern. Bestellen Sie Briefpapier für Konferenzteilnehmer - Abzeichen, Notizbücher und Stifte sind Standard.
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Bilden Sie Pakete mit Dokumenten, Werbematerialien und Briefpapier, die den Konferenzteilnehmern zusammen mit Ausweisen präsentiert werden.
