Bei der Kontaktaufnahme mit einigen Organisationen werden Briefe eines Standardformulars verwendet. In solchen Fällen werden Briefvorlagen auf Anfrage ausgestellt. Wenn es keine entwickelte Form gibt, wird der Brief in irgendeiner Form unter Berücksichtigung einiger Nuancen erstellt.
Bedienungsanleitung
1
Machen Sie eine Überschrift für den Brief.
Sie können die folgenden Informationen angeben - Position und Name des Empfängers, Position und Name des Absenders, Organisation des Absenders, Kontakttelefonnummer des Absenders. Wenn sich der Absender in einer anderen Stadt befindet, können Sie die vollständige Postanschrift angeben. Die Kopfzeile befindet sich normalerweise auf der rechten Seite.
2
Geben Sie den Kern des Briefes an und geben Sie die erforderlichen Kommentare ab.
Versuchen Sie, die Hauptidee in zwei oder drei Sätzen zu formulieren. Und dann kommentieren Sie es und schreiben Sie es gegebenenfalls genauer. In Geschäftsbriefen ist es ratsam, Fakten und Zahlen ohne Emotionen zu veröffentlichen. In Briefen, die eine persönliche Note haben, sollten persönliche Erfahrungen reflektiert werden.
3
Geben Sie das Datum an und unterschreiben Sie den Brief.
Erklären Sie gegebenenfalls Ihre Autorität, auf deren Grundlage der Brief geschrieben wird. Eine solche Grundlage kann eine Vollmacht sein.
4
Platzieren Sie auf einem separaten Blatt erläuternde Grafiken, Tabellen und Abbildungen.
Erwarten Sie nicht, dass der Empfänger zusätzliche Informationen anfordert. Möglicherweise haben Sie keine zweite Gelegenheit, ein wichtiges Problem anzusprechen. Geben Sie daher in prägnanter Form alle erforderlichen Nuancen an.
5
Lesen Sie den Brief vor dem Senden unbedingt laut vor, damit jemand darauf hört. Fragen Sie den Assistenten, wie er die Essenz des Briefes verstanden hat. Wenn seine Worte nicht mit dem Zweck Ihrer Nachricht übereinstimmen, ist es sinnvoll, den Brief anders zu formulieren, da der Empfänger aus Ihrer Sicht möglicherweise auch das Wichtigste nicht versteht.
beachten Sie
Wenn der Brief wichtige Informationen mit einem begrenzten Zeitraum enthält, ist es sinnvoll, vor dem Senden den Empfänger anzurufen und über das bevorstehende Eintreffen des Briefes zu informieren. Um zu verhindern, dass der Adressat im Urlaub oder im Krankheitsurlaub ist und Sie Tag für Tag im Dunkeln sind, gibt es keine Antwort.
Nützliche Ratschläge
Mit modernen Druckern können Sie die Adresse direkt auf den Umschlag drucken. Der Brief wird ordentlich und solide aussehen.
