Gegenwärtig ist der Austausch von Delegationen zur Norm geworden, wenn viele russische Unternehmen Geschäftspartner im Ausland haben. Dies hilft, sich vor Ort mit der Produktion vertraut zu machen, sich persönlich mit denen vertraut zu machen, mit denen Sie arbeiten müssen, die Situation einzuschätzen und geschäftliche Probleme schnell zu lösen. Bei der Besprechung der Delegation sollten einige organisatorische Aspekte berücksichtigt werden.
Bedienungsanleitung
1
Besprechen Sie in der Vorbereitungsphase die Größe der Delegation und berücksichtigen Sie dabei, dass Arbeitsprobleme umso schneller gelöst werden, je kleiner sie ist. Wählen Sie außerdem die Zusammensetzung der Teilnehmer aus, sodass ihre Anzahl ungefähr der der Teilnehmer entspricht, denen Sie begegnen werden. Besprechen Sie, in welcher Sprache die Verhandlungen stattfinden, und bereiten Sie einen Dolmetscher vor, auch wenn die Gäste mit ihren eigenen kommen.
2
Erfahren Sie mehr über die Probleme, die das eine oder andere Mitglied der Delegation lösen kann, da die Unterordnung im Westen sehr streng eingehalten wird. Wenn Sie einen der Gäste ansprechen, müssen Sie sicher sein, dass er das Recht hat, Informationen über seine Pflichten bereitzustellen.
3
Besprechen Sie im Voraus die Probleme, die behoben werden müssen, und bereiten Sie alle erforderlichen Materialien vor. Besprechen Sie, welche Dokumente nach den Verhandlungen unterzeichnet werden. Vereinbaren Sie die Art ihres Haltens - wie viel sie beginnen, wie lange sie dauern und wann es Pausen geben wird.
4
Wenn die Delegation von einer ausreichend bedeutenden Person geleitet wird, senden Sie die Einladung so bald wie möglich, um den Respekt zu betonen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass der Besuch stattfinden wird und für diese Person keine weiteren Sitzungen geplant sind.
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Bereiten Sie einen separaten, praktischen Besprechungsraum vor und sorgen Sie dafür, dass jeder Teilnehmer an der Besprechung einen bequemen Platz erhält. Machen Sie einen Vorrat an Erfrischungsgetränken, Kaffee, Keksen und kümmern Sie sich um schöne Gerichte. Vergessen Sie nicht, Aschenbecher aufzustellen, wenn Sie nichts dagegen haben, damit die Anwesenden während des Meetings eine Zigarette anzünden können.
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Vereinbaren Sie, ob Verhandlungen aufgezeichnet werden müssen, und geben Sie die Zustimmung beider Parteien. Vorausgesetzt, die Gäste saßen vor den Türen, können sie sich mit dieser psychologischen Technik entspannter fühlen. Und stellen Sie sicher, dass Sie während des Meetings nicht durch Telefonanrufe abgelenkt werden.
7
Für ein nettes und lächelndes Mädchen ist es besser, sich mit einer Delegation zu treffen und sie an den Ort der Verhandlungen zu bringen. Sie kann in der Lobby des Gebäudes, in dem die Verhandlungen stattfinden, auf Gäste warten. Wenn die Gäste am Veranstaltungsort ankommen, müssen beide Delegationen sofort einander vorgestellt werden, damit diejenigen, die nebeneinander sitzen möchten, dies tun können.
