Einige Briefe enden so vage, dass der Adressat ratlos bleibt: Sie müssen den Text erneut lesen, um das Wesentliche zu verstehen. Aus Zeitgründen kann der Empfänger einen Brief wegwerfen oder sich von etwas ablenken lassen und sich nicht mehr mit der beschriebenen Situation befassen. Ein klares, präzises und kompetentes Ende betont den Respekt für den Leser und hilft, schnell auf eine Anfrage oder Anfrage zu reagieren.
Bedienungsanleitung
1
Stellen Sie in drei Absätzen dar, was Sie sagen wollten. Es mag scheinen, dass die Gedanken klar formuliert sind, aber die Wahrnehmung von Informationen hängt vom Zustand des Lesers ab. Lesen Sie daher den Text erneut und schreiben Sie drei Hauptgedanken getrennt auf. Es können Fakten, Daten, Namen usw. sein. Es braucht keine Emotionen, schreiben Sie kurz, in wenigen Worten, denn Sie müssen nur Bilanz ziehen und sich an die wichtigsten Punkte erinnern.
2
Schreiben Sie drei Aktionen, die der Empfänger der Nachricht ausführen muss. Die Reaktion von Menschen kann unvorhersehbar sein. Es scheint Ihnen, dass es möglich ist, eindeutig auf die präsentierten Informationen zu reagieren, aber eine Person tut dies in Abhängigkeit von individuellen Gewohnheiten und Absichten. Wenn Sie nicht klar angeben, was Sie vom Leser erwarten, wird er nicht verstehen oder sagen, dass er nicht verstanden hat.
3
Ordnen Sie die in den vorherigen Schritten erhaltene Liste in absteigender Reihenfolge der Wichtigkeit an. Das Ende des Briefes erinnert manchmal an das letzte Wort in der Gerichtssitzung: Der Eindruck des Empfängers des Briefes, Schlussfolgerungen und Konsequenzen hängen davon ab. Entfernen Sie Elemente aus der Liste, die weggelassen werden können, ohne die Bedeutung der Nachricht zu beeinflussen. Fügen Sie die verbleibende kurze Liste am Ende des Briefes ein, damit der Leser nichts verpasst.
4
Geben Sie die Daten an. Wenn Sie auf eine Reaktion auf den Brief warten, geben Sie Ihre Erwartungen an. Einige Menschen neigen dazu, bis zum letzten zu ziehen, so dass die Angabe einer bestimmten Zeit möglicherweise nicht falsch ist.
5
Kontaktdaten hinterlassen. Ihr Korrespondent sollte in der Lage sein, Ihr Telefon schnell zu finden. Nehmen Sie solche Situationen vorweg und fügen Sie für alle Fälle die erforderlichen Informationen in den Brief ein, auch wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger sie hat.
6
Sei höflich, sag etwas Nettes, danke für deine Zeit. Der Empfänger wird mit größerer Wahrscheinlichkeit schneller antworten und Sie kontaktieren, wenn der Brief ihm gefällt oder ihn vor unangenehmen Erfahrungen bewahrt hat.
7
Achten Sie darauf, die Nachricht mit einem Namen zu unterschreiben: Dies schafft ein Gefühl echter Kommunikation. Es ist wichtig, dass sich die Person auf die Antwort konzentriert und diese verantwortungsbewusst übernimmt. Geben Sie ein Beispiel und die Leute werden Sie genauso behandeln.
