Unser soziales und geschäftliches aktives Leben ist oft mit der Teilnahme an verschiedenen Arten von Versammlungen verbunden - sei es eine Versammlung der Aktionäre, eine Hauptversammlung der Mitglieder einer Genossenschaft, eine HOA oder eine andere öffentliche Versammlung. Die Rolle solcher Treffen ist die Entscheidung und Dokumentation wichtiger Fragen, die sich auf die Aktivitäten öffentlicher Organisationen oder juristischer Personen beziehen. Die korrekte Darstellung der auf der Sitzung getroffenen Entscheidungen in den Dokumenten bestätigt ihre Legitimität und ist ein juristisches Dokument.
Bedienungsanleitung
1
Verwenden Sie zum Erstellen des Sitzungsprotokolls Standard-A4-Blatt Schreibpapier. Der Titel des Protokolls sollte den Namen des Dokuments und den einleitenden Teil enthalten und den Grund widerspiegeln, aus dem die Versammlung der Bürger oder Aktionäre abgehalten wurde.
2
Geben Sie unter der Überschrift das Datum des Treffens und die Adresse an, an der es stattgefunden hat, sowie die Anzahl der Teilnehmer. Wenn die Anwesenden ihre Teilnahme anhand eines übersichtlichen Blattes markiert haben, muss dies auch im Protokoll berücksichtigt werden. Reflektieren Sie die Form des Meetings: durch vorläufige Umfrage, durch offensichtliche Reihenfolge mit persönlicher Anwesenheit oder durch Verwendung einer kombinierten Form der Teilnahme.
3
Geben Sie die Nachnamen, Vornamen und Patronymien des Vorsitzenden und des Sekretärs an, die von der Sitzung gewählt wurden, und geben Sie die Anzahl der Stimmen an, die je nach Kandidatur für, gegen und bei Stimmenthaltung abgegeben wurden.
4
Beschreiben Sie die Liste der Themen auf der Tagesordnung, beginnend mit den dringendsten, nummerieren Sie sie, und die Notizen zu den Reden, Debatten und Abstimmungen zu jedem Thema beginnen mit ihrer Nummer. Bei der Aufzeichnung von Reden muss nur das Wesentliche des vorgelegten Berichts angegeben werden. Es sollte präzise dargelegt werden, jedoch in einer Form, die eine doppelte Interpretation ausschließt. Bei Bedarf kann der Text der Rede dem Protokoll beigefügt werden. Alle relevanten Reden, Bemerkungen und Bemerkungen sollten mit den angegebenen Namen gehalten werden.
5
Eine Aufzeichnung zu jedem Thema sollte mit einer Entscheidung enden, die die Ergebnisse der Abstimmung angibt. Geben Sie nach dem Text der Diskussion aller auf der Tagesordnung stehenden Themen an, dass der allgemeine Beschluss die Sitzung für geschlossen erklärt hat.
6
Unterzeichnen Sie das Protokoll durch den Vorsitzenden und den Sekretär der Sitzung und legen Sie es im Archiv Ihrer Organisation oder ihres Vorsitzenden ab.
beachten Sie
Die Vorsitzenden von Genossenschaften oder HOAs dürfen nicht als Vorsitzende des Vereins fungieren.
Nützliche Ratschläge
Wenn das Protokoll für die Übermittlung an eine externe Behörde erforderlich ist, geben Sie darin die Bedingungen für die Erstellung an, da diese möglicherweise eingeschränkt sind.
